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『総経理のための会計＆ＩＴ入門』 第4回解説
「ファイル管理のためのヒント」 |
電子文書と紙文書の大きな違いは、必要な情報をコンピュータが検索してくれることです。
検索ができるようになると、ファイル管理の方法が大きく簡略化されます。
今回は、ファイルの整理方法から、少し高度な検索テクニックまでをご紹介します。
フォルダを細かく分類していくファイル管理方法は、紙文書の時代の方法です。
どのフォルダに分類すべきか迷いますし、探すときに覚えているとは限りません。
そこで、検索はコンピュータに任せ、フォルダは月ごとに時系列に並べる方法をご提案します。
月ごとのフォルダを作成して、その月に作成したファイルすべてを放り込んでいくだけです。
時系列に並んでいると、不思議と記憶をたどりやすいものです。
では、Windows付属のエクスプローラを使ってファイルを検索してみましょう。
[スタート]、[検索]、[ファイルやフォルダ]を選択します。
探したいファイルのファイル名に含まれる語句を入力すると、検索結果が表示されます。
しかし、ファイル名を覚えていればよいですが、もっと記憶が不鮮明な場合もありますね。
そのときは[詳細検索オプション]を使えば、本文の内容や、作成時間を指定する
多様な検索を行えます。
それにしてもエクスプローラの検索速度は遅いです…。
代わりに、優れたファイラーと検索ソフトをご紹介しましょう。
まめFile5 というフリーソフトをダウンロードしてインストールしてみてください。
このソフトは「ファイラー」と呼ばれる、ファイル管理ソフトのひとつです。
いろいろな機能がありますが、高速な検索と、チェックボックスによるファイル選択、
タブ切り替えなどを特長としています。
検索速度が明らかに違うことを実感できると思います。
また、複数のドライブを使用する場合に、複数の画面を使用できるタブ機能は非常に便利です。
ぜひエクスプローラから乗り換えてみてください。
Web検索ではおなじみのGoogleですが、Googleデスクトップ というソフトを使うと
自分のコンピュータの中身を検索することができます。
このソフトは特に、ファイル名ではなく本文の内容で検索したいときに威力を発揮します。
文書ファイルだけでなく、画像データやメール本文まですべて検索できますから
検索はこれひとつでOK、といえないこともありません。
以上のように、検索テクニックを利用して、
フォルダの分類にはあまりこだわらず、楽にファイル管理をしてみてください！
(第4回終わり)
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