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『総経理のための会計＆ＩＴ入門』 第1回解説
「メールを使いこなそう」 |
Ｅメールを受信、送信するために不可欠な要素として、受信(POP)サーバ、送信(SMTP)サーバ、ユーザ名、パスワードの４つがあります。これを手帳にメモしておくだけで、少し設定をすれば、世界中どこにいてもメールを受信、送信することができます（確認したいときは[ツール]、[アカウント]、[メール]、[プロパティ]）。まずは基本として覚えておきましょう。
| 受信(POP)サーバ |
pop3.***.comなど |
| 送信(SMTP)サーバ |
smtp.***.comなど |
受信したメールをすべて受信トレイに保存しているため、読み込みが遅かったり、過去のメールが探しにくくなったりしてはいませんか？
わたしも一日数十通のメールを受信しますので、受信したメールをフォルダに自動で振り分け、受信トレイには基本的にメールを入れないようにしています。
まずはメールを振り分けるためのフォルダを作成しましょう。マウスを受信トレイに合わせてから、[ファイル]、[新規作成]、[フォルダ]の順にクリックします。フォルダ名を入力して、受信トレイの下にフォルダができたことを確認してください。
次に、振分ルールを設定します。
振り分けたいメールにマウスを合わせ、[メッセージ]、[メッセージからルールを作成]をクリックすると、ウィンドウが出てきますので、例えば以下のように入力します。
| ルールの条件 |
送信者にユーザが含まれている場合 |
| ルールのアクション |
指定したフォルダに移動する |
| ルールの説明 |
送信者にinfo@nac-myts.comを含む場合、Nac-Mytsフォルダに移動する |
| ルール名 |
Nac-Myts |
これで振分設定は完了です。次回、この送信者からメールを受信したら、受信フォルダではなく指定したフォルダに入るはずです。
すでに受信したメールを振り分けるには、[ツール]、[メッセージルール]、[メール]をクリックし、適用したいルールの名前を選択して[適用]を押します。
振り分けと組み合わせて使うと便利なのが「スレッド表示」という機能です。[表示]、[現在のビュー]、[会話別にメッセージをまとめる]をクリックしてみてください。メールで返信を繰り返して何度かやり取りをしたとき、会話ごとにメールがツリー表示され、左側の[+]マークをクリックすれば展開されます。
重要なメールだけど返信する時間がないときは、忘れてしまわないように印（フラグ）をつけておきましょう。こうすることで、メールをTo-Doリストのように使うことができます。フラグの付け方は、メールの左にある旗印の覧を一回クリックするだけです。赤い旗印が付きましたか？
これだけでも充分ですが、さらに検索機能を組み合わせて、未処理のタスクを確実に管理することができます。[編集]、[検索]、[メッセージ]とクリックし、[フラグ付きメッセージ]にチェックを入れて検索ボタンを押すと、下の覧にフラグのついたメールがすべて表示されるはずです。これをうまく利用すれば、メールが仕事管理のツールに変身します。
(第1回終わり)
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